天津体育职业学院合同管理制度
第一章 总则
第一条 为加强天津体育职业学院（以下简称“学院”）的合同管理工作，规范合同管理行为，防范经济法律风险，根据《中华人民共和国民法典》、《行政事业学院内部控制规范（试行）》和学院章程等制度规范，结合工作实际，制定本制度。
第二条 本制度适用于学院合同的谈判、起草、订立、履行及争议解决等合同管理工作。为应对突发事件而采取应急措施等订立的合同，不适用本制度。
第三条 本制度所称合同，是指学院与自然人、法人及其他组织等平等主体之间为明确双方的权利义务关系所订立的合同、合约、协议、备忘录、纪要、意向书、承诺书等具有契约性质的法律文件的统称。包括与合同有关的附件、备忘录、保证书等各类法律文书。
根据学院发生经济活动类型，划分为货物采购、工程采购、服务采购、买卖租赁等各类经济合同，不含人事劳动合同。
第四条 学院订立、履行合同应当遵循合法、公平、自愿、诚实守信以及事前法律风险防范、事中法律风险控制和事后法律监督及补救相结合的原则。
第五条 凡以学院名义对外采购且单次采购金额超过2000元的，对外提供培训、场地租赁、劳务取得收入的，对外捐赠或接受外部捐赠的，原则上均应订立书面形式合同。
第二章 管理机构与职责
第六条 党委办公室（党委宣传部、院长办公室）是合同归口管理部门，主要职责：
（一）建立健全合同管理制度；
（二）参与合同谈判，起草、审查重大经济合同；
（三）指导、审核、监督、检查各类经济合同的签订、履行；
（四）健全合同档案、台账、大事记等基础工作；
（五）配合做好合同纠纷的调查、调解、仲裁、诉讼、索赔等活动；
（六）对合同的签订、履行情况进行调查研究、统计分析，向领导层提出加强合同管理的意见和建议。
第七条 财务处是合同联审管理部门，主要职责：
（一）审查合同付款方式和各阶段付款比例相关条款的合理性；
（二）审查合同涉及到的税务风险；
（三）监督检查学院的合同管理制度的执行落实情况，并向学院领导汇报。
第八条 各部门是合同承办部门，主要职责：
（一）严格履行合同审核程序，使用规范合同文本；
（二）根据经济事项编辑合同文本；
（三）各部门在合同谈判过程中应关注合同核心内容、条款和关键细节，具体包括合同标的信息、规格数量、合同价格的确定方式和支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等；
（四）对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，各部门应组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员主要意见，应予以记录并妥善保管；
（五）汇报本部门承办合同的执行情况；
（六）组织处理合同纠纷案件。
第九条 合同风险点描述
（一）忽视对被调查对象主体资格的审查，导致合同无效，引发潜在风险；
（二）合同内容违反国家法律、法规，可能遭受外部处罚、经济损失、信用风险；
（三）谈判经验不足，缺乏技术、法律和财务知识的支撑，导致学院利益受损；泄露本学院谈判策略，导致学院在谈判中处于不利地位；
（四）合同未经适当审批或超越授权审批，可能存在重大差错、舞弊、欺诈而导致学院遭受损失；
（五）合同内容不完整，权利义务不明确或未签到书面合同，可能导致学院权益遭到损失；
（六）合同条款未恰当履行或监控不当，导致承担违约不利责任；
（七）合同信息安全措施不当，导致泄露商业秘密；
（八）合同纠纷处理不当，导致学院利益受损。
第十条 合同关键点控制
（一）合同订立。建立合同订立授权委托代理制度，严格审核合同签约主体的资格及信用情况；仔细核对合同内容和条款的核心部分及关键细节；在法律、技术、财务等专业人员参与下订立重要合同。
（二）合同审核。指定规范的合同审核标准及流程，对不规范的合同退改重审。
（三）合同履行。监控合同履行实施，检查、分析和验收合同履行情况及效果；按照合同条款审核执行结果；建立规范有效的违约及合同纠纷处理制度。
（四）归档管理。完整保存合同文件及合同执行情况评估和总结的相关文件。
第三章 合同谈判
第十一条 承办部门应就合同项目进行可行性和合理性论证评估。
第十二条 承办部门应当按照法律、法规规定的程序和条件来确定合同对方当事人，对对方当事人的资格、资信、履约能力等情况进行充分了解，并收集、整理有关资料。必要时可以委托专业机构进行资信调查。通过政府采购、招标、拍卖等程序确定合同对方当事人的，应当严格遵守有关法律、法规的规定。
第十三条 与合同对方当事人谈判时，承办部门应根据项目复杂程度、所涉标的金额大小等因素，指定专人负责或组织成立谈判工作小组，并就谈判的权限、范围做出明确授权。成立谈判工作小组的，承办部门可根据需要确定首席谈判代表，并可邀请法律顾问参加。
第十四条 谈判人员或谈判工作小组应在授权范围内与合同对方当事人进行协商，并记录协商和议定合同条款的情况，形成谈判备忘录。必要时，合同双方应在谈判备忘录上签字、盖章确认。
第十五条 合同谈判和起草过程中，承办部门应当对合同的法律、经济、技术和社会稳定等方面的风险进行预先的分析，必要时可以进行风险论证。涉及重大、疑难问题或风险较大的情况，可以邀请有关专家参加论证。论证过程中的重要事项和参与人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。
第十六条 合同承办部门在合同谈判过程中应关注合同核心内容、条款和关键细节，具体包括合同标的信息、规格数量、合同价格的确定方式和支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。
第四章 合同的签订与审批
第十七条 建立合同会审制度。在订立合同前，应按照合同会签制度的要求，通过相应的审查程序，审查部门及审查内容包括：
（一）合同起草部门负责人。主要对合同的可行性、必要性、合同标的合理性以及合同内容、合同条款等是否合法、完整、明确、具体，文字表述是否歧义等进行审查。
（二）财务处。审查经济类合同支付条款是否符合有关财务管理规定，合同款项支付是否有经费预算保障，资金结算及付款方式是否合理等。
（三）法律顾问。对重大合同内容和条款的合法性、合理性进行全面审查，对履行合同的风险进行评估，做出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论，必要时出具法律意见书。
（四）合同管理岗。对合同审批流程是否规范、合同审批单中项目名称、合同金额等重要信息的填写是否准确进行审查。
（五）分管领导。对经有关审查部门审查后的重大合同，签署意见。存在不确定事项或有争议的合同应提交领导班子会议研究后，呈一把领导审定。合同承办部门根据谈判结果拟定合同签署文本，合同文本拟定必须符合《民法典》等法律法规中关于合同条款的规定，合同内容一般包括对方当事人姓名和住所、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点和方式、违约责任、合同变更、合同终止、解决争议方法等要素。
第十八条 合同承办部门应征求法律顾问、财务处意见，协商起草合同文本。
第十九条 合同承办部门经办人将合同文本发送至法律顾问进行法律审核，法律顾问将审核通过后的合同文本发送至合同归口部门邮箱。
第二十条 合同承办部门经办人填写《合同审批单》，附合同文本、相关经济事项的事前审批文件一并提交合同管理岗，合同管理岗按照合同约定的数量打印文本，对合同编制连续序号，加盖律师审核原件骑缝章，作为审批件使用。
合同经办人将《合同审批单》、合同文本及审批文件一并提交至承办部门负责人、财务处负责人、党委办公室（党委宣传部、院长办公室）负责人、分管领导审核、院长审批。各级审核、审批人在《合同审批单》上签字确认。
第二十一条 审批流程履行后，合同经办人联系合同相对方签署合同，在合同审批件上签字、盖章，并填写合同签订日期。合同经办人将审批通过的《合同审批单》、合同相对方签署完成的合同文本及事前审批文件提交至合同管理岗。合同管理岗检查合同重要信息填写是否完整，对流程完毕、信息完整的合同文本加盖公章、法人章、骑缝章。
第二十二条 在合同完成签章后，合同经办人将生效的合同文本原件报送财务处备案，自留合同文本复印件作为合同付款申请的依据。
第二十三条 合同管理岗建立《合同管理台账》，登记学院对外签订的所有合同的基本信息、签订数量与归档情况。
第五章 合同履行
第二十四条 建立合同管理岗与财务处等部门的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理、资产管理、基本建设管理等相结合。合同管理岗每月将合同管理台账发送至会计岗，由会计岗核对本学院合同新增情况。
第二十五条 会计岗每月分析合同签订情况与付款进度，对于未按合同约定提出付款申请或取得收入的，联系合同承办部门予以说明，并将未执行情况报送至党委办公室（党委宣传部、院长办公室）。合同履行情况分析纳入本学院预算执行分析报告，按照《天津体育职业学院预算管理办法》进行编制、审核和汇报。
第二十六条 建立合同履行情况评估制度，每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现合同履行中存在的不足，应当及时加以改进。
第二十七条 合同需要补充、变更时，合同承办部门需与对方签订补充条款，签订的补充条款履行合同签订程序。
第二十八条 合同履行中的来往电函、会议纪要等，是合同的重要补充内容，合同承办部门应妥善保管并归档。
第二十九条 合同中应明确规定合同终止的条件以及应办理的手续，因对方当事人提出终止、解除合同造成经济损失的，应当向对方当事人书面提出索赔。
第三十条 发生以下情形之一，可能影响或改变合同权利义务关系的，合同承办部门应及时形成初步处理意见报分管业务领导审核，院长审批。
（一）出现不可抗力情形的；
（二）合同相对人分立、合并、解散的；
（三）合同相对人经营状况严重恶化，资质、许可等被撤销的；
（四）合同相对人未按照合同约定履行，可能影响合同目的实现的；
（五）合同相对人提出合同履行异议，可能产生合同纠纷的。
第三十一条 合同履行过程中，因不可抗力因素造成合同履行、条款变更或终止，涉及重大经济事项的，报院长办公会集体研究审议，涉及“三重一大”事项的，报党委会审议决策。
第六章 合同纠纷处理
第三十二条 合同履行过程中发生纠纷的，合同承办部门应在规定时效内与合同对方协商谈判，并及时通知合同归口管理部门登记合同纠纷情况，同时向分管领导汇报。
（一）经双方协商达成一致意见的，双方签订书面补充协议，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章后生效。
（二）经协商无法解决的，应按合同约定的方式选择仲裁或诉讼方式解决。合同承办部门根据实际情况编制合同纠纷案件处理方案，报法律顾问、分管领导审核，院长审批，重大纠纷案件上报院长办公会审议，属于“三重一大”事项的，报党委会审议。
第三十三条 影响重大或者复杂的合同纠纷，应聘请外部法律机构协助处理纠纷。
第七章 合同归档管理
第三十四条 合同管理岗应当建立合同台账，加强对合同登记的管理，充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、编号、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更等情况，实行对合同的全过程管理。
第三十五条 合同履行过程中的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分，业务承办部门应当及时收集、整理、保存上述资料，按规定交合同管理岗归档。
第三十六条 合同的保管
（一）档案室应设立合同存放柜，对合同进行专柜管理；
（二）档案室应及时清理合同文档的产生和使用过程中出现的一些中间文档或暂时性文档；
（三）做好合同存放柜的防火、防潮、防有害生物等措施，确保合同及相关文件资料的安全。
第三十七条 合同的查阅与借阅
（一）工作人员查阅合同文件应办理登记手续，在档案室查阅合同文档；
（二）确因工作需要借出查阅的，须经分管领导及一把领导签字后，办理相关借阅手续，以复印件借出，合同原件无特殊情况不得外借；
（三）查阅或借阅人员严禁涂改、圈划、抽取、撤换合同档案资料；不得向外泄露或擅自向外公布档案内容；
（四）密级合同文件的查阅与借阅管理，依据合同保密制度相关规定执行。合同应按照年度、编号按顺序保存，备查留存，合同编号应全年连续，不允许有断号、缺号的情况，确保能完整、全面反映当年发生的事情，做到不缺失、不遗漏，并对合同存档情况登记造册，填写合同管理台账。
加强合同信息安全保密工作，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。
第八章 附则
第三十八条 本制度未尽事宜严格依据《中华人民共和国民法典》《行政事业学院内部控制规范（试行）》等法律法规处理。
第三十九条 本制度由党委办公室（党委宣传部、院长办公室）负责修订和解释。
第四十条 本制度自发布之日起施行。
