天津体育职业学院公文处理办法

第一章  总  则

第一条  为加强天津体育职业学院（以下简称“学院”）公文管理，推进学院公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2000〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/9704-2012）等有关规定，结合学院工作实际，制定本办法。

第二条  本办法所指公文是以学院党政名义发布的正式文件和便函。制发公文一般包括草拟、审核、部门会签、办公室核稿、签发、复核、缮印、分发、归档等程序。

第三条  公文处理工作应当遵循准确规范、精简高效、安全保密、统一管理的原则。非涉密公文原则上要在天津体育职业学院协同办公系统（以下简称“OA系统”）上完成管理过程，涉密公文严格依据保密工作相关规定完成管理过程。

第四条  党委办公室是学院公文处理工作的管理机构，负责指导全院各部门的公文处理工作。

第二章  公文种类

第五条  学院常用公文种类包括：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，发布校内规章制度，任免和聘用干部。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级询问。

（七）请示。适用于向上级单位和业务主管部门请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级部门的请示事项。

（九）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

（十）纪要。会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。

（十一）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

第三章  公文格式

第六条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印刷份数的序列号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。

联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

联合行文时，如需同时标注联署发文单位名称，一般应当将主办单位名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文单位名称右侧，以联署发文单位名称为准上下居中排布。

（五）发文字号。包括发文单位代字、年份、序号，由党委办公室统一编号。联合行文时使用主办单位发文字号。

发文字号编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

（六）签发人。上行文应当在文件左侧编制发文字号，在文件右侧注明签发人姓名，平行排列。

（七）公文标题。由发文单位名称、事由和文种组成（如“《天津体育职业学院关于加强安全建设的通知》”）。公文标题分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（八）主送单位。应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。各部门向学院报送请示的主送机关应写“学院”，不能以“院领导”为主送。

（九）正文。正文用仿宋或仿宋_GB2312体三号字，一般每页排22行，每行排28个字，行距30磅。

正文编排于主送单位名称下一行，段首行缩进2字符，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一级用黑体三号字、第二级用楷体(GB2312)三号字、第三级和第四级用仿宋或仿宋_GB2312体三号字标注。

（十）附件和附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用黑体三号字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（十一）发文单位署名。署名发文单位全称或规范化简称。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。

（十二）成文日期。成文日期以签发人签发日期为准。用阿拉伯数字将年、月、日标全，右空四字编排。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

（十四）附注。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行，用仿宋或仿宋_GB2312体三号字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行（如“联系人：姓名；联系电话：12345678912”）。

（十五）抄送单位。如有抄送机关，一般用仿宋或仿宋_GB2312体四号字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

（十六）印发单位和印发日期。印发机关和印发日期一般用仿宋或仿宋_GB2312体四号字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

（十七）页码。一般用宋体四号字阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第七条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第八条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。公文用纸采用国际标准A4型，公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm。

第四章  行文规则

第九条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关。

（二）部门向上级主管单位、分管部门请示、报告重大事项，应当经学院同意或者授权。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十一条  学院党政公文主要用于部署全校性工作，发布党政规章制度及决定，向上级单位提交报告、请示，以学院党政名义行文的其他事项。

属于各职能部门范围内的事务，由部门自行行文或联合行文，用于向院属各部门行文通报情况、安排专项工作，但不得发布指示性公文。

第十二条  各职能部门如需以学院党政名义行文，须自行起草，履行公文制发流程，经党委办公室审核后，按照文件性质按规定程序办理。

第十三条  行文应遵循提前规划、规范行文原则，预留充足审核、会商及决策时间，严格控制公文紧急办理。确需紧急办理的，相关部门应详细说明原因及前期准备情况。

第五章  公文拟制

第十四条  公文拟制包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十五条  草拟公文是指按照公文办理意图起草公文初稿的过程。以学院名义发布的党委、行政公文和综合性公文由党委办公室负责组织相关部门起草，业务性文件由业务归属部门起草。公文草拟应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并与学院现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行必要性论证，广泛听取意见。

（六）制发公文严禁简单抄袭、杜绝雷同，不得照搬照抄上位文件，制发公文不得以政府购买服务方式外包。

（七）公文涉及其他部门职权范围内的事项，草拟部门必须征求相关部门意见。

（八）各部门应指派专人负责公文草拟工作。部门负责人应主持、指导重要公文草拟工作，认真审核稿件，对公文内容的真实性、必要性及合理性负责，对公文格式的正确性、规范性负责。

（九）涉密公文的草拟必须在符合保密管理要求的计算机上操作，并按照保密工作要求采取保密措施。

第十六条  公文拟制的一般程序是：

（一）拟制初稿。拟稿人根据工作要求拟制公文标题、正文、附件以及需要说明的相关资料。拟稿人要加强对公文标准、格式要求的学习，提升公文质量，重点审核公文要素是否齐全、数据是否准确、表述是否规范、内容是否简练等，坚决杜绝文字错漏和语言表述错误、格式排版不规范等现象。

（二）发起流程。拟稿人填写“天津体育职业学院行政或党委发文单”（附件1、附件2），将拟制公文及相关资料附后。

（三）部门审核。起草部门负责人是公文拟制工作的第一责任人，按照“谁拟稿、谁负责”的原则，对文件正文及附件的内容和文字进行认真审核校对，严把政治关、政策关、内容关、体例关、文字关、保密关。

（四）部门会签。对涉及其他部门职权范围的公文，起草部门应主动与其他有关部门协商、会签，会签部门应积极配合，及时会签。

会签部门应主要对涉及本部门业务的内容进行审核，起草部门应对会签部门的意见认真研究。对会签的公文，会签部门及分管院领导应进行审核并签署明确意见。

（五）领导审签。各部门以学院党政名义制发的公文，由本部门负责人审核、分管领导、主要领导审阅并签署意见，经党委办公室进行文字、格式审查后报学院主要领导签发。经学院主要领导签发的文稿，内容不得随意变动。

第十七条  公文文稿签发前，应当由党委办公室进行审核。党委办公室对不合格的文件，应退回或提出修改意见，并对反复出现错报、漏报、迟报的部门予以适时通报。

第十八条  党委办公室负责以学院党政名义发出的公文的缮印工作。文件印制完毕，经党委办公室主任核对无误后，加盖公章、存档、登记、分发。

第十九条  提交学院党委会、院长办公会审议通过的一般性文稿，应另行履行公文制发程序。

第六章 收文处理

第二十条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十一条  上级党政机关、主管部门、市体育局其他直属单位、兄弟院校及属地部门来文，由党委办公室专人负责签收与登记，并根据文件属性确定办理方式。其他部门收到纸质或电子文件后，立即转交党委办公室处理。

第二十二条  公开文件通过OA协同办公平台进行阅办。涉密文件、限制范围文件、不上网文件及内部文件等不予公开的文件，依据保密工作相关规定，通过指定流程处理。

第二十三条  对收到的且应由本单位办理的公文，党委办公室主任签注拟办意见后，呈送分管领导签批，重要文件报请主要领导签批，再转相关部门阅办。收文涉及多个部门的，应明确主办部门，以主办部门为主，同协办部门共同商定处理。

第二十四条  不公开文件传阅由党委办公室专人登记，阅件人阅后立即退还，不得留存或延迟，禁止横向传阅，严禁扩大传阅范围及翻印、复制、摘抄、拍照、电子化处理等任何形式的复制行为。

第二十五条  承办部门收到交办的公文后应当及时处理，一般应在两个工作日内办结。确需延长处理时限的，承办部门应当与发文单位或部门沟通，并报分管领导批准后，方可延长处理时限。

紧急公文应当按时限要求办理。涉及多个部门办理的公文，主办部门应当与协办部门主动协商，及时处理。

第二十六条  党委办公室及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章  公文管理

第二十七条  党委办公室对学院公文管理工作进行统筹。公文办理完毕后，由党委办公室统一归档与管理。

第二十八条  各部门应参照学院规定，建立健全本部门公文管理制度，配备文件管理人员，及时对公文进行处理，确保管理严格规范，防止文件流失或失密。

第二十九条  党委办公室负责以学院党政名义发出的公文原件的整理（立卷）、归档，其他部门保存复印件或其他形式的公文副本。

第三十条  归档范围内的公文应当确定保管期限，按照学院档案管理相关规定定期向档案部门移交。不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。

第三十一条  部门合并的，‌全部公文应随机构调整同步移交‌，由合并后的部门统一管理；部门撤销的，‌需归档的公文整理（立卷）后‌，按档案管理规定移交至指定档案部门。‌工作人员岗位变动的，调离岗位人员按时清退暂存、借用的公文‌，按程序办理移交手续，确保公文安全完整。

第三十二条  涉密公文应当按照《保密法》及相关规定进行保存、清退或者销毁。

第三十三条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第八章  附  则

第三十四条  本办法由党委办公室负责解释和修改。

第三十五条  本办法自2025年11月1日起施行。‌施行后，凡与本办法规定不符的公文处理事项，均以本办法为准；‌原《公文处理办法》自本办法施行之日起同时废止。