天津体育职业学院
合同管理制度

第一章 总则

第一条 为规范和加强天津体育职业学院（以下简称“本单位”）的合同管理工作，规范合同管理行为，防范经济法律风险，根据《中华人民共和国合同法》和《行政事业单位内部控制规范（试行）》等法律法规，结合单位工作实际，制定本制度。

第二条 本制度适用于天津体育职业学院。

第三条 本制度所称合同，是指本单位与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，是冠以合同、合约、契约、意向书等名称的规范性文件，包括与合同有关的附件、备忘录、保证书等各类法律文书。

根据单位发生经济活动类型，划分为货物采购、工程采购、服务采购、买卖租赁等各类经济合同，不含人事劳动合同。

第四条 凡以单位名义对外采购且单次采购金额超过2000元的，对外提供培训、场地租赁、劳务取得收入的，对外捐赠或接受外部捐赠的，均应订立书面形式合同。

第二章 管理机构与职责

第五条 党委会是合同管理的最高决策机构；院长办公会是合同管理的日常决策机构；办公室为合同归口管理部门；各部门是合同承办部门。

第六条 党委会的主要职责：

(一)     审定本单位合同管理规章制度；

(二)     研究审议“三重一大”范围内的合同纠纷案件处理事项；

(三)     其它需党委会研究审议的合同管理事项。

第七条 院长办公会主要职责：

(一)      审议本单位合同管理规章制度；

(二)      监督党委会对合同纠纷案件处理决议的执行过程；

(三)      其他需要院长办公会审议的合同管理事项。

第八条 合同归口管理部门的主要职责：

(一)     编制合同管理规章制度；

(二)     负责单位合同审核并办理盖章，登记合同管理台账；

(三)     管理单位合同档案；

(四)     汇总合同范本定立需求，发起合同范本定立申请。

第九条 合同承办部门的主要职责：

(一)     严格执行合同审核程序，使用规范合同文本；

(二)     根据经济事项编辑合同文本；

(三)     汇报部门承办合同的执行情况；

(四)     组织处理合同纠纷案件。

第十条 财务部门的主要职责:

(一)     审查合同付款方式和各阶段付款比例相关条款的合理性；

(二)     审查合同涉及到的税务风险；

(三)     监督检查本单位的合同管理制度的落实情况，并向单位领导汇报。

第三章 合同谈判

第十一条 合同调查。合同承办部门应充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。合同经办人须验明对方当事人的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件，必要时可通过发证机关查询证书的真实性和合法性。

第十二条 合同承办部门应在授权范围内与对方进行合同谈判，按照自愿平等原则，磋商合同内容和条款，明确双方权利义务与违约责任。

第十三条 合同承办部门在合同谈判过程中应关注合同核心内容、条款和关键细节，具体包括合同标的信息、规格数量、合同价格的确定方式和支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。

第十四条 对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，合同承办部门应组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员主要意见，应予以记录并妥善保管。

第四章 合同的审查与签订

第十五条 合同承办部门根据谈判结果拟定合同签署文本，合同文本拟定必须符合《合同法》等相关法律法规合同条款的规定，合同内容一般包括对方当事人姓名和住所、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点和方式、违约责任、合同变更、合同终止、解决争议方法等要素。

第十六条 合同承办部门应征求法律顾问、财务部门意见，协商起草合同文本。

第十七条 本单位对于经常发生的经济事项，可以由业务经办部门、财务部、法律顾问共同起草合同范本，经院长办公会审议批准后，纳入合同范本库，由合同管理岗归档保存。

第十八条 合同经办人填写《合同审批单》【表单HT.01】，附合同文本、相关经济事项的事前审批文件、合同起草过程中法律顾问提供的法律意见。

使用范本合同的，由合同经办人将填写好的电子版合同文本，连同《合同审批单》报合同管理岗审核，合同管理岗将合同文本中的关键内容编辑入预留合同范本中，打印并加盖骑缝章作为审批件使用。

使用非范本合同的，合同经办人向合同管理岗提交《合同审批单》的同时，将合同文本发送至法律顾问进行法律审核，法律顾问将审核通过的合同文本通过邮件发送至合同管理岗，合同管理岗打印合同文本并加盖骑缝章，作为审批件使用。

合同经办人将《合同审批单》与合同文本审批件提交合同承办部门负责人、财务部门负责人、分管业务领导审核，院长审批。审核、审批人在《合同审批单》及合同文本审批件上签字确认。合同经办人将审批通过后的《合同审批单》及其附件提交至办公室办理后续手续。

第十九条 合同管理岗根据合同文本约定的合同数量打印相应合同文本，由院长或其授权人在合同文本上签字后，办公室公章保管员为合同文本加盖公章与骑缝章。合同管理岗登记已签章合同信息，并通知合同经办人领取合同。

第二十条 院长授权他人签订合同的，应当出具书面授权委托书【表单HT-02】。

第二十一条 合同管理岗应为本单位对外签订的合同按照统一规则编制连续编号，在合同签章后标注在合同文本适当位置，避免虚假合同掺入，同时方便合同的统计和管理。

第二十二条 合同经办人在合同签署对方正式签章后，应将生效的合同文本原件报送办公室归档，同时报送财务部备案，自留合同文本复印件作为合同付款申请的依据。

通过网上商城采购，由供应商单方面出具的采购合同无需执行合同签订审批程序，采购完成后由合同管理岗对此类合同单独归档。

第二十三条 合同管理岗应建立《合同管理台账》【表单HT-03】，登记本单位对外签订的所有合同的基本信息、签订数量与归档情况，对于已签章但较长期间未归档的合同，应通知合同经办人尽快办理合同归档。

第五章 合同履行

第二十四条 合同管理岗每月将合同管理台账发送至会计岗，由会计岗核对本单位合同新增情况。

第二十五条 会计岗每月分析合同签订情况与付款进度，对于未按合同约定提出付款申请或取得收入的，联系合同承办部门予以说明。合同履行情况分析纳入本单位预算执行分析报告，按照《天津体育职业学院预算管理办法》进行编制、审核和汇报。

第二十六条 合同需要补充、变更时，合同承办部门需解除原合同，重新拟定合同文本或签订补充协议，执行合同签订程序。

第二十七条 合同履行中的来往电函、会议纪要等，是合同的重要补充或修正内容，合同承办部门应妥善保管并归档。

第二十八条 合同中止时，合同承办部门应妥善处理遗留未决事项，重点关注尾款结算和未决争议事宜。

第二十九条 发生以下情形之一，可能影响或改变合同权利义务关系的，合同承办部门应及时形成初步处理意见报分管业务领导审核，院长审批。

(一)     出现不可抗力情形的；

(二)     合同相对人分立、合并、解散的；

(三)     合同相对人经营状况严重恶化，资质、许可等被撤销的；

(四)     合同相对人未按照合同约定履行，可能影响合同目的实现的；

(五)     合同相对人提出合同履行异议，可能产生合同纠纷的。

第三十条 合同履行过程中，因不可抗力因素造成合同履行、条款变更或终止，涉及重大经济事项的，报院长办公会集体研究审议，涉及“三重一大”事项的，还需报党委会审议决策。

第六章 合同纠纷处理

第三十一条 合同履行过程中发生纠纷的，合同承办部门应在规定时效内与合同对方协商谈判，并及时通知合同归口管理部门登记合同纠纷情况【表单HT-04】，同时向分管业务领导汇报。

第三十二条 经双方协商达成一致意见的，双方签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签字并加盖公章后生效。

第三十三条 经协商无法解决的，应按合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。合同承办部门根据实际情况编制合同纠纷案件处理方案，报法律顾问、分管业务领导审核，院长审批，重大纠纷案件上报院长办公会审议，属于“三重一大”事项的，报党委会审议。

第三十四条 影响重大或者复杂的合同纠纷，应聘请外部法律机构协助纠纷处理。

第七章 附则

第三十五条 本制度由本单位办公室负责解释和修订。

本制度自发布之日起施行。